>동호회 공용 물품의 대여·반납을 한 줄로 기록하는 대장

삼각대나 보드게임을 함께 쓰는 모임에서는 누가 가져갔는지보다 언제 무엇을 돌려받았는지가 빠지기 쉽습니다. 물품 이름만 적는 대신 개별 번호와 대여 건을 구분해 보세요. 아래 표는 소규모 모임용으로 만든 예시입니다.

물품 번호와 대여 번호를 나눕니다

같은 삼각대라도 두 개라면 TRI-01과 TRI-02처럼 각각 번호를 붙입니다. 한 물건을 다시 빌려줄 때는 이전 행을 고치기보다 새 대여 번호로 새 행을 만듭니다.

빌려줄 때 구성품을 함께 확인합니다

1. 물품 본체와 가방, 케이블 등 구성품을 확인합니다.
2. 물품 번호를 본체 표시와 대조합니다.
3. 빌린 사람과 반납 예정일을 적습니다.
4. 반납 시 실제 날짜와 구성품 상태를 기록합니다.
5. 누락이나 고장이 있으면 다음 대여 전에 따로 표시합니다.

빈 날짜만으로 상태를 판단하지 않습니다

실제 반납 칸이 비어 있어도 기록을 깜빡한 것일 수 있습니다. 바로 분실로 표시하기보다 담당자와 물품 위치를 확인하세요. 반납 완료라고 적었더라도 구성품이 빠졌다면 상태를 분리해 기록하는 것이 좋습니다.

엑셀이나 구글 시트로 만들면 상태가 대여 중인 행을 필터로 모을 수 있습니다. 만드는 방법은 아래 절에 적었습니다. 날짜가 지났다는 이유만으로 자동 연락을 보내기보다 실제 약속 변경이 있었는지 확인합니다.

시트로 만들 때 넣어 두면 좋은 세 가지

위 표를 1행 제목, 2행부터 기록으로 그대로 옮긴 뒤 다음 세 가지를 설정합니다. A열 대여 번호부터 F열 상태까지 여섯 열이고, D열(반납 예정)은 글자가 아닌 날짜로 입력해야 아래 수식이 작동합니다.

1. 대여 중인 행만 보기: Excel에서는 표 안의 셀을 하나 선택하고 데이터 > 필터를 누른 뒤 F열 머리글의 화살표에서 ‘대여 중’만 체크합니다. 구글 시트에서는 범위를 선택하고 데이터 > 필터 만들기를 누른 뒤 F열의 필터 아이콘에서 같은 값만 남깁니다. 필터는 행을 숨기기만 하므로 기록이 지워지지는 않습니다.
2. 상태를 고르게 하기: 상태 칸을 손으로 치면 ‘대여중’, ‘대여 중’처럼 표기가 갈려 필터에서 빠집니다. Excel에서는 F2 아래 셀들을 선택하고 데이터 > 데이터 유효성 검사를 열어 ‘허용’에서 목록을 고른 뒤 ‘원본’에 대여 중,반납 완료,점검 필요처럼 쉼표로 구분해 넣습니다. 구글 시트에서는 같은 범위를 선택하고 삽입 > 드롭다운을 누른 뒤 항목을 적습니다(데이터 > 데이터 확인에서 규칙 추가로도 됩니다).
3. 반납일이 지난 행 표시하기: Excel에서 A2부터 F열 마지막 행까지 선택하고 홈 > 조건부 서식 > 새 규칙에서 ‘수식을 사용하여 서식을 지정할 셀 결정’을 고른 뒤 =AND($F2="대여 중",$D2<TODAY())를 넣고 채우기 색을 정합니다. 구글 시트에서는 같은 범위에서 서식 > 조건부 서식을 열고 ‘맞춤 수식’에 같은 수식을 넣습니다. 이렇게 하면 상태가 대여 중이고 반납 예정일이 오늘보다 이전인 행만 색이 바뀝니다.

색이 바뀐 행은 ‘연락할 후보’일 뿐입니다. 반납은 됐는데 기록을 빠뜨린 경우가 섞여 있으니, 보관함을 먼저 확인한 뒤 연락하세요. 수식에서 $F2, $D2는 선택 범위의 첫 행 기준이므로 범위를 3행부터 잡았다면 숫자를 3으로 바꿉니다.

책임과 연락 범위는 미리 정합니다

대여 가능 기간, 고장 발견 시 알릴 사람, 외부 재대여 가능 여부를 표와 별도의 짧은 규칙으로 남깁니다. 필요 이상의 개인정보를 모을 이유는 없습니다. 모임 내부에서 이미 사용하는 회원 식별값으로도 운영 가능한지 검토하세요.

매달 남아 있는 대여 중 항목과 보관함의 실제 물건을 맞춰 보면 장부만 정리되고 실물은 사라지는 문제를 줄일 수 있습니다. 오래된 기록의 보관 기간도 운영 목적에 맞게 정합니다.

2026년 10월 13일 보완: 필터 켜기, 상태 드롭다운, 반납 예정일이 지난 행을 표시하는 조건부 서식 등 시트로 만드는 단계를 더하고 출처를 한국어판으로 바꿨습니다.