>참석·불참·미응답을 따로 세는 엑셀 출석 집계표 만들기

참석 여부를 색으로만 표시하면 인원을 다시 셀 때 시간이 걸립니다. 상태를 글자로 기록하고 COUNTIF로 집계하면 수정된 응답이 계산에 반영됩니다. 아래 예시는 B2:B6에 다섯 사람의 응답을 넣는 작은 표이며, Windows용 데스크톱 Excel을 기준으로 합니다.

같은 상태 문구를 사용합니다

이름은 A열에 적고 상태만 B열에 둡니다. ‘참석 예정’과 ‘참석’을 섞으면 별개의 텍스트가 되므로 집계 기준을 먼저 정하세요.

기준별 수식을 적습니다

1. D2에 참석, E2에 =COUNTIF(B2:B6,"참석")를 입력합니다.
2. D3에 불참, E3에 =COUNTIF(B2:B6,"불참")를 입력합니다.
3. D4에 미응답, E4에 =COUNTIF(B2:B6,"미응답")를 입력합니다.
4. 결과가 3, 1, 1인지 확인합니다.
5. B5를 참석으로 바꿔 결과가 4, 1, 0이 되는지 봅니다.

조건은 큰따옴표로 묶어야 합니다. 따옴표를 빠뜨리면 결과가 나오지 않거나 0이 됩니다. 조건을 D2처럼 제목 셀로 적어 =COUNTIF($B$2:$B$6,D2)로 쓰면 수식 하나를 아래로 채워 세 줄을 만들 수 있고, 제목을 고치면 집계 기준도 함께 바뀝니다.

세 값만 고를 수 있게 드롭다운을 만듭니다

문구가 섞이는 문제는 입력 단계에서 막는 편이 확실합니다. 데이터 유효성 검사로 B열에 세 값만 들어가게 합니다.

1. B2:B6을 선택합니다. 명단이 늘어날 것을 생각해 B2:B50처럼 넉넉히 잡아도 됩니다.
2. 데이터 탭에서 ‘데이터 유효성 검사’를 누릅니다.
3. ‘설정’ 탭의 ‘허용’에서 ‘목록’을 고릅니다.
4. ‘원본’ 칸에 참석,불참,미응답처럼 쉼표로 구분해 직접 입력하고 ‘드롭다운 표시’가 켜져 있는지 봅니다.
5. ‘오류 메시지’ 탭에서 스타일을 ‘중지’로 두면 목록에 없는 값은 입력이 막힙니다. 확인을 누릅니다.

이제 셀을 선택하면 오른쪽에 화살표가 생기고 세 값 중 하나만 고를 수 있습니다. 설정 전에 이미 들어 있던 값은 자동으로 바뀌지 않으므로 한 번 훑어보고 고치세요.

합이 인원수와 맞는지 검산합니다

세 상태의 합이 실제 명단 인원과 다르면 빈칸이나 다른 문구가 있을 수 있습니다. ‘참석 ’처럼 끝에 공백이 붙은 값은 눈으로 구별하기 어렵습니다. 빈 열에 =TRIM(B2)를 입력해 아래로 채우면 앞뒤 공백이 지워진 값이 나오고, 이 열을 복사해 B열에 값으로 붙여 넣으면 정리가 끝납니다. 넓은 범위를 잡고 빈칸을 세면 명단 아래의 빈 행까지 포함될 수 있으므로 실제 자료 범위를 기준으로 집계합니다.

와일드카드를 넣은 ‘*참석*’ 조건은 편해 보이지만 ‘불참석’ 같은 다른 표현까지 잡을 수 있습니다. 이 예시에서는 정확히 정한 상태값만 세는 방식을 씁니다. COUNTIF는 영문 대소문자를 구분하지 않으므로 영어로 상태를 적는 표라도 YES와 yes가 같은 값으로 집계됩니다.

다음 모임에도 쓰려면 입력 규칙을 남깁니다

표 위에 ‘응답은 참석·불참·미응답 중 하나로 입력’이라고 적어 둡니다. 드롭다운을 만들어 두었다면 유효성 검사 범위가 새 명단 행까지 포함하는지도 확인합니다. 응답을 수정해도 집계가 자동으로 바뀌지만, 명단 행을 추가하면 수식 범위는 다시 확인해야 합니다. 공유할 때는 집계표에 불필요한 연락처를 포함하지 않아도 됩니다.

2026년 10월 13일 보완: 데이터 유효성 검사로 세 값만 고르게 하는 단계와 TRIM 함수로 끝 공백을 지우는 방법을 추가했습니다.